asystent

Bieszczadzki Oddział Straży Granicznej w Przemyślu

Komendant Bieszczadzkiego Oddziału Straży Granicznej poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

asystent do spraw obsługi kancelaryjnej Kancelarii Ogólnej Placówki Straży Granicznej w Krościenku

37-700 Przemyśl Ul. Mickiewicza 34

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• przyjmuje, ewidencjonuje, przechowuje, przekazuje, przesyła i udostępnia dokumenty, porządkuje posiadany zasób dokumentów niearchiwalnych oraz przygotowuje dokumentację do przekazania do archiwum w celu zapewnienia prawidłowej i systematycznej pracy kancelarii
• obsługuje korespondencję w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz w innych systemach przesyłania i odbierania korespondencji (np. ePUAP) w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w placówce
• sprawdza poprawność dokumentów niejawnych oraz jawnych pod względem formalnym, zgodność załączników ze stanem faktycznym w celu podjęcia decyzji o przyjęciu dokumentów do rejestracji bądź odmowie przyjęcia ze względu na niespełnienie wymogów formalnych
• prowadzi trwałe i pomocnicze urządzenia ewidencyjne oraz inną dokumentacją związaną z działalnością kancelarii w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w placówce oraz prawidłowego ich ewidencjonowania
• sprawdza poprawność właściwego oznaczania i ewidencjonowania dokumentów przez pracowników i funkcjonariuszy w celu właściwego ich klasyfikowania
• przygotowywanie dokumentacji przeznaczonej do przekazania do archiwum, konsultowanie z archiwum BiOSG spraw związanych z archiwizacją dokumentów, w ramach pomocy wykonawcom merytorycznym, w celu zgodności i poprawności przygotowania dokumentacji przeznaczonej do przekazania do archiwum
• wykonuje, zgodnie z posiadanym upoważnieniem, w zastępstwie inspektora - kierownika Kancelarii Ogólnej, czynności z zakresu jego kompetencji, podczas jego nieobecności
• prowadzi ewidencję pieczęci imiennych, urzędowych i służbowych w celu zapewnienia właściwego rozdysponowania i gospodarowania nimi

Warunki pracy

CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY:

Stanowisko zostało utworzone w celu zapewnienia właściwego funkcjonowania kancelarii ogólnej, prowadzenia prac kancelaryjnych, sprawowania nadzoru nad stanem i poprawnością obiegu i ewidencjonowania dokumentów oraz ochrony informacji.

WARUNKI PRACY ORAZ MIEJSCE I OTOCZENIE ORGANIZACYJNO-TECHNICZNE STANOWISKA PRACY:

• 
  
• praca biurowa w systemie podstawowym;
  
• praca w siedzibie urzędu/wydziału (stanowisko pracy zlokalizowane na I piętrze w budynku wielokondygnacyjnym Placówki SG w Krościenku);
  
• wyjazdy służbowe;
  
• praca związana z obsługą klienta;
  
• narzędzia i materiały pracy - w szczególności komputer, kserokopiarka, fax, niszczarka, skaner;
  
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin;
  
• brak oznaczeń dla niewidomych;
  
• pomieszczenie higieniczno - sanitarne nieprzystosowane dla osób niepełnosprawnych;
  
• budynek nie posiada podjazdu dla osób niepełnosprawnych;
  
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym;
  
• budynek nie jest w pełni przystosowany dla osób z niepełnosprawnością.
  

CZAS PRACY: system podstawowy od poniedziałku do piątku w godz. od 07:00 do 15:00.

LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW: brak.

UPOWAŻNIENIA I PEŁNOMOCNICTWA:

• 
  
• upoważnienie do wykonywania czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów zawierających tajemnicę państwową lub służbową w pełnym zakresie.
  

ZŁOŻONOŚĆ I KREATYWNOŚĆ:

Przepisy prawa dotyczące ochrony i obiegu informacji, organizacji kancelarii określają sposób i tryb postępowania. Zmiany w przepisach wymagają od pracownika umiejętności interpretacji oraz stałej aktualizacji posiadanej wiedzy (kilka razy w roku). Zadania wymagają bardzo dobrej znajomości przepisów dot. ochrony i obiegu informacji. Osoba na tym stanowisku, z uwagi na częste kontakty z funkcjonariuszami oraz pracownikami cywilnymi, powinna cechować się szczególną komunikatywnością i wysoką kulturą osobistą.

Przykłady:

• 
  
• sprawdzanie zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym dokumentacji placówki;
  
• przygotowywanie i wydawanie na potrzeby placówki urządzeń ewidencyjnych;
  
• zniesienie lub zmiana klauzuli dokumentów;
  
• klasyfikowanie dokumentów przeznaczonych do archiwizacji;
  
• sporządzanie protokołów brakowania dokumentów.
  

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA:

Praca polega na samodzielnym prowadzeniu spraw kancelaryjnych. Osoba zajmująca to stanowisko odpowiada za przestrzeganie terminów wynikających z przepisów oraz stan, obieg i ochronę dokumentów w placówce. W przypadku zaistnienia sytuacji bezprecedensowych decyzje podejmowane są w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym, a od pracownika oczekuje się przedstawienia propozycji własnych rozwiązań.

Przykład:

• 
  
• przyjmuje, ewidencjonuje, przekazuje, przesyła i udostępnia dokumenty;
  
• prowadzi urządzenia ewidencyjne oraz dokumentację związaną z działalnością kancelarii ogólnej;
  
• informuje bezpośredniego przełożonego o ewentualnych zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia dokumentu;
  
• systematycznie porządkuje posiadane zasoby dokumentów;
  
• przygotowuje dokumentację przeznaczoną do przekazania do archiwum.
  

HORYZONT CZASOWY PLANOWANIA: do 1 miesiąca.

KONTAKTY ZEWNĘTRZNE:

• 
  
• kilka razy w tygodniu:
  
  • 
    
  • z pracownikami urzędu pocztowego lub kurierami w celu przekazania lub przyjęcia korespondencji;
    
  • z pracownikami KPP w Ustrzykach Dolnych w celu uzyskania informacji dot. korespondencji.
    
  
  
  

CZYNNIKI SZCZEGÓLNIE UTRUDNIAJĄCE WYKONYWANIE ZADAŃ: brak.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.

• 
  
• Nie rozpatrzymy oferty, którą złożyłeś/nadałeś po terminie.
  
• Dotyczy to też uzupełniania ofert.
  
• Uzupełnianie ofert jest możliwe do dnia 29.03.2024 r.
  
• W ofercie podaj dane kontaktowe - adres do korespondencji, e-mail, nr telefonu.
  
• Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym telefonicznie, listownie lub mailowo
  (brak kontaktu jest równoznaczny z rezygnacją z dalszego postępowania rekrutacyjnego);
  
• Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia.
  
• Jeśli dokumenty składasz za pośrednictwem ePUAP, przed rozmową kwalifikacyjną poprosimy Cię o dostarczenie
  oryginałów wymaganych oświadczeń (do wglądu).
  
• Aplikacje kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni zostaną komisyjnie zniszczone po zakończeniu naboru.
  
• UWAGA! Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i uwiarygodnione
  własnoręcznym podpisem oświadczenia. Za aplikację uwiarygodnioną własnoręcznym podpisem uważa
  się aplikację, w której wszystkie oświadczenia są opatrzone przez kandydatkę/kandydata datą i własnoręcznym / kwalifikowanym / zaufanym podpisem. Ponadto, w liście motywacyjnym wskaż sygnaturę/numer ogłoszenia lub nazwę stanowiska, na które aplikujesz.
  
• Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez
  tłumacza przysięgłego.
  
• Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, które wymagamy lub zalecamy.
  
• Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.
  Złożone przez Ciebie dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów w ogłoszeniu
  dotyczących wymaganych dokumentów (wymienionych w części „Twoja aplikacja musi zawierać (dokumenty
  niezbędne)”.
  
• Do składania ofert zachęcamy również osoby ze szczególnymi potrzebami, które spełniają wymagania zawarte wniniejszym ogłoszeniu. JEŻELI PODANE DANE BĘDĄ OBEJMOWAŁY SZCZEGÓLNE KATEGORIE DANYCH, O KTÓRYCH MOWA W ART. 9 UST. 1 RODO, KONIECZNA BĘDZIE WYRAŹNA ZGODA NA ICH PRZETWARZANIE.
  
• DODATKOWE informacje dotyczące naboru na stanowiska cywilne, dostępne są na stronie BiOSG w zakładce: "
  PRACA W BiOSG" pod adresem:
  

http://www.bieszczadzki.strazgraniczna.pl/bie/praca-w-biosg/pracownicy-cywilni

Proszę o korzystanie ze wzoru oświadczenia obowiązującego przy naborze do pracy, który jest również dostępny na stronie BIP BiOSG, w zakładce "Wolne stanowiska w Służbie Cywilnej" pod adresem:

https://www.bip.bieszczadzki.strazgraniczna.pl/s02/praca-w-biosg/11233,KORPUS-SLUZBY-CYWILNEJ.html

Procedura naboru / przepisy / wzory dokumentów / poradnik dla kandydata / metody/techniki naboru / klauzula
informacyjna:

https://www.bieszczadzki.strazgraniczna.pl/bie/praca-w-biosg/pracownicy-cywilni/21161,PROCEDURA-NABORU-NA-STANOWISKA-CYWILNE.html

Aplikując oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego
- w pracy biurowej

pozostałe wymagania niezbędne:

• Umiejętność obsługi sprzętu komputerowego w zakresie edytora tekstu
• Znajomość Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych
• Znajomość Zarządzenia KGSG w sprawie szczególnego sposobu organizowania i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego
• Znajomość Decyzji KGSG w sprawie instrukcji kancelaryjnej Straży Granicznej
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Wykształcenie administracyjne
• Przeszkolenie z zakresu informacji niejawnych
• Komunikatywność

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracyKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego- przeszkolenia z zakresu informacji niejawnych
Dokumenty należy złożyć do: 2024-03-29
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Bieszczadzki Oddział Straży Granicznej im. gen.
bryg. Jana Tomasza Gorzechowskiego, ul. Mickiewicza 34, 37-700 Przemyśl - złożenie aplikacji w siedzibie
BiOSG, w godz. pracy Oddziału;
- za pośrednictwem urzędu pocztowego (datę nadania w urzędzie pocztowym ustala się na podstawie daty
stempla pocztowego);
- w formie elektronicznej, za pośrednictwem ePUAP (za datę wpływu aplikacji do urzędu przesłanej za
pośrednictwem ePUAP, uważa się datę wpływu na skrzynkę podawczą urzędu).

APLIKACJE ZŁOŻONE W INNEJ FORMIE, NIŻ OKREŚLONEJ POWYŻEJ, W TYM ZA POMOCĄ POCZTY E-MAIL, NIE BĘDĄ ROZPATRYWANE.