Podpis elektroniczny cieszy się w Polsce coraz większą popularnością. Chętnie korzystają z niego przedsiębiorcy, kontrahenci, pracownicy, a także działy HR, które doceniają e-podpis za to, że daje duże poczucie bezpieczeństwa i komfortu oraz zapewnia oszczędność czasu i pieniędzy. Dziś podpis tego typu (a zwłaszcza kwalifikowany podpis elektroniczny) świetnie sprawdza się niemal wszędzie tam, gdzie jeszcze do niedawna konieczne było odręczne uwierzytelnianie wielu dokumentów. Z procesem elektronicznego podpisywania dokumentacji ściśle wiąże się natomiast pojęcie weryfikacji osoby składającej e-podpis. Na czym polega?

Podpis elektroniczny – bezpieczne i wygodne rozwiązanie do Twojej firmy

Współczesne technologie otwierają przed milionami przedsiębiorców na świecienowe możliwości. Jedną z nich jest opcja elektronicznego podpisywania dokumentów, z której możesz swobodnie korzystać w dowolnym miejscu (warunkiem jest urządzenie z dostępem do internetu) i czasie. Zapomnij o potrzebie drukowania stosów dokumentów, wysyłania ich pocztą lub kurierem czy konieczności późniejszej ich archiwizacji. Tradycyjne sposoby są bowiem coraz częściej wypierane przez nowoczesne rozwiązania z podpisem elektronicznym na czele. Od teraz możesz załatwić wiele kluczowych spraw bez wychodzenia z domu lub biura.

Czy wiesz, że…

podpis elektroniczny to w praktyce unikatowy ciąg bitów? Co więcej, e-podpis nie jest widoczny „gołym okiem” tak, jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnego podpisu złożonego długopisem.

Jako wysyłający dokument, możesz na platformie Autenti sprawdzić Kartę Podpisów (ostatnia strona) i dowiedzieć się, o której godzinie złożono podpis oraz jakie metody uwierzytelniania zostały wcześniej wykorzystane.

E-podpis już dziś ułatwia codzienne funkcjonowanie wielu biznesów. Korzystają z niego także działy kadr i księgowości między innymi do podpisywania zamówień, umów z pracownikami, protokołów odbioru, umów zakupowych, umów sprzedaży i briefów.

Do wypełnienia niezbędnych formalności wystarczy Ci tylko urządzenie z dostępem do internetu oraz kilka minut na szybkie i sprawne przejście np. przez platformę Autenti (https://autenti.com/pl/produkty/podpisy-elektroniczne/) stworzoną do zdalnej autoryzacji i zawierania różnego rodzaju umów.

Identyfikacja a weryfikacja osoby składającej podpis elektroniczny

Standardowo pierwszym krokiem do użycia podpisu elektronicznego jest upewnienie się co do tożsamości drugiej strony. Identyfikacja odbiorcy dokumentu jest niezbędna do tego, by mieć pewność, czy osoba składająca e-podpis jest do tego upoważniona. W tym celu najczęściej podaje się jej imię, nazwisko, numer kontaktowy lub adres e-mail.

Następny krok do bezpiecznego zastosowania podpisu elektronicznego to weryfikacja, czyli nic innego, jak upewnienie się, czy podpis składa ta osoba którą wskazano na etapie identyfikacji. Jako nadawca możesz sprawdzić, czy druga strona wykorzystuje dane użyte do uwierzytelnienia (np. adres e-mailowy).

Weryfikacja osoby przy użyciu adresu e-mail

Najpopularniejszym sposobem weryfikacji drugiej strony jest jej skrzynka e-mailowa. Aby ją zastosować, należy przed przesłaniem dokumentu do podpisu podać adres e-mailowy drugiej strony. Dzięki temu otrzyma na swoją skrzynkę link, który przekieruje ją do intuicyjnego panelu podpisu. W tym przypadku dane użyte do weryfikacji (a więc imię, nazwisko oraz adres mailowy) są połączone z adresem IP urządzenia użytego do złożenia podpisu.

Weryfikacja osoby składającej podpis przez SMS

Kod SMS to inny, ale równie wygodny i szybki sposób na weryfikację drugiej strony upoważnionej do podpisania dokumentu. Przed wysłaniem dokumentu do podpisu musisz podać adres e-mail odbiorcy oraz jego numer telefonu. Dzięki temu druga strona otrzyma zarówno e-mail z linkiem, jak i SMS z niepowtarzalnym kodem niezbędnym do wpisania w odpowiednie miejsce w momencie składania e-podpisu.

Weryfikacja osoby przez podpis kwalifikowany

Jednym ze sposobów weryfikacji drugiej strony jest podpis kwalifikowany, który co do zasady ma taką samą moc sprawczą jak podpiswłasnoręczny. Aby jednak otrzymać certyfikat kwalifikowany niezbędny do posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, konieczne jest przejście wieloetapowego i bardzo rygorystycznego procesu weryfikacji. Do tego celu wykorzystuje się np. wideorozmowę z pracownikiem firmy wydającej certyfikaty. Jej tożsamość weryfikuje się, korzystając z jej dowodu osobistego lub paszportu.